Immer wieder taucht bei uns im Support die Frage auf, wie man einen Mitarbeiter am besten an bestimmten Tagen aus der Projektplanung herausnehmen kann. Deshalb möchte ich heute einen kleinen Exkurs zu den in diesem Zusammenhang wichtigen Grundbegriffen und dem Zusammenspiel der verschiedenen in-Step-Funktionen geben.

Zwei Dinge, die für die Einsatzplanung relevant sind

Sie finden in den Eigenschaften von in-Step-Benutzern zwei Dinge, die relevant sind, wenn Sie Personen in Ihre Projektplanung einbeziehen wollen: zum einen die Verfügbarkeit, zum anderen den Kalender, der sich hinter dem Button Arbeitstage ändern versteckt.

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Mit in-Step ist es möglich, einen Projektplan mit angepasster Ressourcen- und Kostenplanung zu erstellen. Während der Projektlaufzeit nutzen die Projektmitarbeiter dann die in das Werkzeug integrierte Zeiterfassung, um erbrachte Arbeitsaufwände für die jeweiligen Aktivitäten zurückzumelden. Aber auch während der Projektdurchführung sollen Arbeitsabläufe sowie der Einsatz von Ressourcen optimiert werden. Dazu kann der Projektcontroller spezifische Sichten nutzen, um Abweichungen von gesetzten Terminen, einem Soll/Ist-Vergleich des Ressourceneinsatzes oder Veränderungen in der Kostenstruktur  zu ermitteln.

Eigentlich alles „kalter Kaffee“ – denn all diese Funktionen stehen ja bereits in in-Step zur Verfügung. Spannender wird es, wenn

• das Projektcontrolling durch eine zentrale Stelle der Organisation durchgeführt wird, um die Daten für die Analyse zu sammeln und somit auch einen Beitrag für das strategische Projektcontrolling zu liefern.
• der Projektcontroller für ein Programm oder eine Projekt/Teilprojekt-Planung zuständig ist, wo er Daten aus mehreren (aufeinander abgestimmten) Projekten auswerten muss.

Für solche Fälle möchte ich Ihnen eine neue Funktion von in-Step nicht vorenthalten, die eine Aufwands- sowie Kostenauswertung auch über Projektgrenzen hinweg möglich macht.

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So setzen Sie ein Projekt mit in-Step auf (Video)

Wieder einmal war unser Workshop-Team unterwegs: In Frankfurt, Düsseldorf, Hamburg, München und Wien haben wir in-Step unter dem Motto Integriertes Anforderungs- und Projektmanagement mit V-Modell XT, PRINCE2, Scrum & eigenen Prozessen vorgestellt. Die Kamera haben wir diesmal in Hamburg aufgestellt.

Thema dieses Beitrags ist die Nutzung einer eigenen Prozessvorlage mit in-Step. Dafür gehen wir ganz an den Anfang eines Projekts. Unsere fiktive Firma, der Softwarehersteller w3flex hat einen neuen Auftrag bekommen. Ein neues Projekt also, das mit in-Step geplant und durchgeführt wird. Je nach Vorgabe des Auftraggebers können Projekte mit in-Step nach einem Standard wie dem V-Modell XT, PRINCE2 oder Scrum durchgeführt werden. Macht der Auftraggeber keine Vorgabe, kommt bei w3flex ein organisationsinterner Prozess zum Zug.

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Videomitschnitt vom Workshop „Ausschreibungsprojekte mit dem V-Modell® XT Bund“ – Teil 2

Das V-Modell® XT Bund ist ein komplexer und abstrakter Vorgehensstandard, der für ein konkretes Projekt erst zugeschnitten werden muss. Im V-Modell® XT wird dieser Vorgang als Tailoring bezeichnet. Beim Tailoring wird ein Anwendungsprofil erstellt und die Projektdurchführungsstrategie festgelegt. Daraus ergibt sich, welche Vorgehensbausteine im Projekt verwendet werden. Im Rahmen der Projektplanung werden die durchzuführenden Aktivitäten, die zu erstellenden Ergebnisse, die entsprechenden Entscheidungspunkte, die benötigten Rollen und der Terminplan festgelegt. 

Das Tailoring und die Projektplanung gehen umso schneller und einfacher, je besser das eingesetzte Tool beide Vorgänge unterstützt. In in-Step stehen zwei Assistenten dafür bereit: Der Tailoring-Assistent und der Projektplanungs-Assistent. Damit lassen sich Tailoring und Projektplanung schnell und einfach durchführen. Mirko Pracht, in der Rolle des Projektleiters bei unser fiktiven Behörde – dem Amt für Mobilität – zeigt Ihnen das in unserem Videomitschnitt vom Workshop am 10. November 2011.

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