Mit in-Step ist es möglich, einen Projektplan mit angepasster Ressourcen- und Kostenplanung zu erstellen. Während der Projektlaufzeit nutzen die Projektmitarbeiter dann die in das Werkzeug integrierte Zeiterfassung, um erbrachte Arbeitsaufwände für die jeweiligen Aktivitäten zurückzumelden. Aber auch während der Projektdurchführung sollen Arbeitsabläufe sowie der Einsatz von Ressourcen optimiert werden. Dazu kann der Projektcontroller spezifische Sichten nutzen, um Abweichungen von gesetzten Terminen, einem Soll/Ist-Vergleich des Ressourceneinsatzes oder Veränderungen in der Kostenstruktur  zu ermitteln.

Eigentlich alles „kalter Kaffee“ – denn all diese Funktionen stehen ja bereits in in-Step zur Verfügung. Spannender wird es, wenn

• das Projektcontrolling durch eine zentrale Stelle der Organisation durchgeführt wird, um die Daten für die Analyse zu sammeln und somit auch einen Beitrag für das strategische Projektcontrolling zu liefern.
• der Projektcontroller für ein Programm oder eine Projekt/Teilprojekt-Planung zuständig ist, wo er Daten aus mehreren (aufeinander abgestimmten) Projekten auswerten muss.

Für solche Fälle möchte ich Ihnen eine neue Funktion von in-Step nicht vorenthalten, die eine Aufwands- sowie Kostenauswertung auch über Projektgrenzen hinweg möglich macht.

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Viele unserer Kunden führen Änderungen an ihren in-Step Prozessvorlagen sehr systematisch und inkrementell durch.  Dennoch kommt es häufiger vor, dass für ein spezielles Projekt Anpassungen an den Kategorien oder den Zustandsautomaten durchgeführt werden, die nicht unmittelbar wieder in die Prozessdefinition einfließen. Was aber, wenn man zu einem späteren Zeitpunkt die Unterschiede zwischen diesem speziellen Projekt und der Prozessdefinition wissen will? Genau vor dieser Herausforderung stand ich kürzlich bei einem Kunden und ich möchte Ihnen heute iSCompare vorstellen: ein kleines Tool, mit dem ein systematischer Vergleich von Kategorien und Zustandsautomaten möglich wird. Sie können iSCompare hier auch herunterladen.

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Es gibt eine Reihe von etablierten Methoden zur Prozessverbesserung – so zum Beispiel der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP), Kaizen oder Six Sigma. Ziel jeder Methode zur Prozessverbesserung ist es, durch kontinuierliche Schritte die Prozessleistung zu erhöhen. Unabhängig von der Prozessmethodik und der zu betrachtenden Prozessebene sind immer die folgenden Schritte notwendig:

1. Festlegen der Ziele (für die Optimierung)
2. Soll/Ist-Analyse des Prozesses
3. Identifikation und Lösen des Problems
4. Prüfung der Veränderung
5. Standardisierung der Maßnahme

Methoden zur Prozessverbesserung sind zwar gewinnbringend für den Prozess, verursachen aber auch Kosten. Bereits das Ermitteln der aktuellen Prozessdaten für eine fundierte Soll/Ist-Analyse kann erheblichen finanziellen und zeitlichen Aufwand bedeuten. An dieser Stelle ist es ein großer Vorteil, wenn Sie Ihren Prozess in in-Step integriert haben. Denn in-Step unterstützt Sie nicht nur bei der Definition und Durchführung eines Prozesses, sondern liefert auch zahlreiche Daten für die Prozessanalyse – und das „fast“ zum Nulltarif ;-)

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Als Berater bei microTOOL beschäftige ich mich in der täglichen Arbeit sehr intensiv mit unterschiedlichsten Prozessen und deren Beschreibungen. Dabei trifft man auch auf Prozesse, die mit dem Eclipse Process Framework auf Basis von SPEM definiert sind.

Die OMG bietet mit dem Software & Systems Process Engineering Metamodel (SPEM) einen Standard zur Modellierung von Prozessen. Dabei wird im Method Content der Prozess bestehend aus Work Products (Ergebnisse des Prozesses), Roles (die beteiligten Rollen) sowie Tasks (die Arbeitspakete des Prozesses) beschrieben. Im Process erfolgt dann die Festlegung des Ablaufplanes – also welche Arbeitspakete werden von welcher Rolle mit welchen Ergebnissen durchgeführt.

Abbildung 1: Modellierung von Prozessen nach SPEM (Quelle: Spezifikation von SPEM 2.0)

Das Open-Source Projekt Eclipse Process Framework (EPF) implementiert weite Teile dieses Standards und bietet mit dem EPF Composer ein Werkzeug zur Modellierung von Prozessen auf der Basis von SPEM. Der EPF Composer vereint dabei Softwarekomponenten, die die Definition und Publikation von Prozessen ermöglichen. 

Projekt- oder Prozessverantwortlichen wird damit die Möglichkeit gegeben, einen definierten und dokumentierten Entwicklungsprozess zu erstellen. Jedoch wurde der EPF Composer nicht für die Ausführung von Prozessen entwickelt. Entsprechend fehlen viele Funktionen, die für das Durchlaufen eines Prozesses notwendig sind. So wird zum Beispiel der Zugriff auf einen Prozess durch mehrere Benutzer gleichzeitig nicht unterstützt. Der Ablaufplan kann nicht mit Terminen hinterlegt werden, um einen projektspezifischen Terminplan zu erstellen – dafür sind externe Programme notwendig.

Was also tun, wenn man einen EPF definierten Prozess mehr Leben einhauchen will? Ganz einfach: man importiert ihn nach in-Step! An Hand eines Beispiels möchte ich Ihnen zeigen, wie einfach das ist.

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