Immer wieder taucht bei uns im Support die Frage auf, wie man einen Mitarbeiter am besten an bestimmten Tagen aus der Projektplanung herausnehmen kann. Deshalb möchte ich heute einen kleinen Exkurs zu den in diesem Zusammenhang wichtigen Grundbegriffen und dem Zusammenspiel der verschiedenen in-Step-Funktionen geben.

Zwei Dinge, die für die Einsatzplanung relevant sind

Sie finden in den Eigenschaften von in-Step-Benutzern zwei Dinge, die relevant sind, wenn Sie Personen in Ihre Projektplanung einbeziehen wollen: zum einen die Verfügbarkeit, zum anderen den Kalender, der sich hinter dem Button Arbeitstage ändern versteckt.

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Konfigurationsmanagement und Projektmanagement sind in in‑Step integriert. Alle Ergebnisse, die im Verlauf eines Projekts entstehen, werden in der Projektbibliothek zentral versioniert und in der Produkthistorie lückenlos dokumentiert.

Sogar bei der Arbeit mit MS Excel und MS Word haben Sie Zugriff auf Funktionen des Konfigurationsmanagements aus in-Step. So können Sie zum Beispiel Ihre Dokumente direkt aus MS Word oder MS Excel zurückgeben und dabei gleich noch eine kurze Beschreibung der Änderung eingeben.

Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen, finden Sie mit der kleinen Anpassung, die Ich Ihnen heute vorstelle, die Version mit einer ganz bestimmten Änderung später noch schneller.

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Der Projektstatus wird in in-Step mit benutzerdefinierten Eigenschaften abgebildet. Um Statusänderungen zu erfassen, wählen Sie normalerweise im Hauptmenü Projekt/Eigenschaften und tragen die Werte auf der Registerkarte Weitere Eigenschaften ein.

Dabei können Sie Zeit sparen: Über ein in-Step-Formular wie dieses geht das Erfassen des Projektstatus noch schneller.

Die Formularvorlage können Sie am Ende des Beitrags herunterladen. Wie Sie Ihr Projekt konfigurieren müssen, um die Vorlage einzusetzen, erfahren Sie im meinem heutigen Beitrag.

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Als Sie erfahren haben, dass die Anforderungen für Ihr neues Projekt bereits erfasst wurden, haben Sie sich gefreut – aber dann: AF 1039W560_789_WRT? Das mag im betreffenden Kontext ja verständlich sein, aber in Ihrem Projekt möchten Sie sprechende Namen für die Anforderungen verwenden. Allerdings sollte die Information über den ursprünglichen Namen auch jederzeit abrufbar sein, das würde die Kommunikation mit dem Kunden erleichtern.… Ihre Idee: Sie kopieren die Namen in eine benutzerdefinierte Eigenschaft, nur bei 150 Anforderungen wollen Sie das natürlich nicht “zu Fuß“ erledigen. Müssen Sie auch nicht. Ich verrate Ihnen heute einen Trick, mit dem Sie die Namen Ihrer Anforderungen in eine Eigenschaft kopieren können.

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Das Product Backlog ist das zentrale Mittel zum Erfassen und Managen der Storys in einem Scrum-Projekt. Im Verlauf eines Projekts wird das Backlog kontinuierlich fortgeschrieben und verfeinert. So kommen schnell mehr als hundert Storys zusammen.

Abgebildet wird das Backlog typischerweise als einfache Liste, da kann der Überblick schon einmal verloren gehen. Deshalb möchte ich Ihnen heute zeigen, wie Sie den Scrum-Prozess in in-Step so erweitern können, dass Sie Storys, Tasks und Themen in hierarchischen Strukturen ablegen können. Dies ist standardmäßig so nicht vorgesehen, aber bei Bedarf schnell und einfach realisiert.

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In in-Step können Sie von einem Produkt auf andere Produkte verweisen. Solche Produktreferenzen werden gern benutzt, um Abhängigkeiten zwischen Produkten darzustellen und nachverfolgen zu können. In den mit in-Step ausgelieferten Anwendungsbeispielen und Projektvorlagen wird so z.B. die Beziehung von Anforderungen und Testfällen abgebildet.

Was steckt dahinter? Derartige Beziehungen können Sie ganz einfach einrichten. Sie benötigen lediglich in der entsprechenden Kategorie ­– im Bild sehen Sie die Kategorie für Anforderungen (REQUIREMENT) – eine Eigenschaft vom Typ Produkt.

Haben Sie in der verwendeten Instanzkategorie eine solche Eigenschaft definiert, klappt das Anlegen der Produktreferenzen wunderbar. Einziges Manko, Sie müssen die Auswahl aus allen in in-Step verwalteten Produkten treffen. Besser wäre es, wenn an dieser Stelle nur "passende" Produkte  ­– also hier Testfälle  ­– zugeordnet werden könnten.

Das heißt: Die Auswahl müsste bei der Zuordnung eingeschränkt werden. Doch wie geht das am besten? 

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in-Step für projektübergreifendes Anforderungsmanagement konfigurieren

Aus organisatorischer Sicht kann es wünschenswert sein, Anforderungen aus unterschiedlichen Quellen zu sammeln und in einem zentralen Pool zu erfassen, um sie dann gezielt auf einzelne Projekte zu verteilen. Ein typisches Beispiel ist das Sammeln und Umsetzen von Kundenanforderungen in der Produktentwicklung. An diesem Beispiel zeige ich Ihnen heute, wie Sie als Administrator in-Step für projektübergreifendes Anforderungsmanagement einrichten.

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Standen Sie schon einmal vor der Aufgabe, Teile eines Prozessmodells aus einem Projekt in ein anderes zu übernehmen? Zum Beispiel, weil Sie für Ihre Formulare Produkttypen aus einem anderen Prozess verwenden wollten? Die benutzerdefinierten Eigenschaften der Instanzkategorien von Formularen können viele benutzerdefinierte Eigenschaften haben. Die möchte man ungern noch einmal erfassen. Gleiches gilt für Zustandsautomaten, die ja oft eine gewisse Komplexität erreichen.

Kurz: Sie wollten nicht den gesamten Prozess Ihres Projekts durch einen anderen ersetzen, sondern lediglich einen kleinen Ausschnitt aus einem anderen Prozessmodell für Ihr Projekt übernehmen. Nur, auf den ersten Blick haben Sie in in-Step keine spezielle Funktion gefunden, mit der Sie diese Aufgabe erledigen können? Mit einem kleinen Trick geht es ohne großen Aufwand.

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Was ist denn hier passiert? Wer hat meine Datei gelöscht? Warum finde ich sie nicht am gewohnten Ort? Also, ich weiß das, das kriege ich doch ganz leicht raus, werden Sie als versierter in-Step-Benutzer jetzt vielleicht sagen. Ich habe doch überall meine Historie und kann nachschauen. Bei den Produkten kann ich sehen, wer wann welche Änderungen gemacht hat. Bei den Aktivitäten kann ich sehen, wann sich die Plandaten geändert haben und durch wen diese Änderungen vorgenommen wurden. In der Team-Historie sehe ich, welche Anwender in das Projekt aufgenommen oder aus ihm entfernt wurden und wann ihnen welche Rechte gegeben wurde. Also, alles klar!

Und damit hätten Sie ja auch vollkommen Recht, wenn ...

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